Alueellista kaupunkisuunnittelua ja -rakentamista tukevan kohtaamistilan avaaminen ja palvelun käynnistäminen on ollut jo usean vuoden Espoon kaupungin ja Aalto yliopiston agendalla, mm. Aalto–Espoo sopimuksen 13.1.2012  puitteissa.

Uudenlaisella tilapalveluhankkeella on ollut monia edistäjiä.  Erityisesti professori Jarmo Suominen on luonnostellut urbaanin kohtaamistilan ideaa ja tehnyt runsaasti esityötä tilan saamiseksi. AYK Oy puolestaan etsi sopivaa tilaa, mm. Otaniemen ostoskeskuksesta, yhdessä Espoon ja Aallon edustajien kanssa, jotka pyrkivät tilakonseptin avulla vahvistamaan ja koordinoimaan kaupungin ja yliopiston yhteistoimintaa erityisesti T3 alueella. RYM Oyj:n EUE-ohjelman valmistelijat liittivät tilan osaksi omaa suunnitelmaansa, osana alueellisen innovaatioekosysteemin kehittämistä.

Urban Mill käynnistetttin lopulta RYM Oy:n  Energizing Urban Ecosystems (EUE) -ohjelman Regional Innovation Ecosystem (RIE) työpaketin Ba & Flow tehtävänä. Tehtävästä on vastannut Järvelin Design (JD) Oy Aalto Yliopistokiinteistöt (AYK) Oy:n alihankkijana.

Urban Millin käynnistämisen konkretisoinut käytännön valmistelutyö alkoi keväällä 2012 JD:n DI Kari Mikkelän ja DI Lars Miikin tekemällä Otaniemen kohtaamistilaverkoston tutkimus- ja konseptointivaiheella. Kesällä 2012 työ laajennettiin koko T3 alueelle 8-päiväisen kansainvälisen Aalto Camp of Societal Innovation (ACSI) leirille annetulla toimeksiannolla. Näiden valmistelutöiden pohjalta määriteltiin keskeiset kriteerit yhteisen kohtaamistilan käynnistämiselle.

Syksyllä 2012 AYK:n, Aallon ja Espoon yhteistyöllä löytyi sopiva tila Otaniemen kampusalueelta, Betonimiehenkuja 3:sta Startup saunan talosta Design Factoryn vierestä. Laajan sidosryhmäkierroksen jälkeen päädyttiin Lean startup –tyyppiseen toiminnan käynnistämiseen. Protovaihe kestää kevään 2013 ja vaiheen rahoittajiksi EUE-ohjelman ohella lähtivät Espoon kaupunki, kahdeksan Aalto yliopiston yksikköä, AYK Oy sekä JD Oy. Protovaiheen aikana varmistetaan rahoitus seuraaville kehitysvaiheille.

Kevään 2013 protovaiheen aikana otetaan käyttöön tilat ja kerätään pioneerikäyttäjien yhteisö. Heidän tarpeidensa ja kokemustensa ohjaamina tarkennetaan palvelukonseptia kesän aikana. Syksyllä alkaa demovaihe, jonka tarkoituksena on tuotteistaa ja validoida käytettyä palvelumallia.

Vuoden 2014 alusta toimitaan pilottivuonna 2013 syntyneen mallin pohjalta. Vuosi 2014 on verkostoyhteistyön, vuosi 2015 alueellisen innovaatiopalvelun ja vuosi globaalin fiksun erikoistumisen kehittämisen vaihe. Urban Mill pyrkii rakentamaan kestäviä 10 vuoden partnerisuhteita taustaverkostonsa kanssa.

”Innovaatioyhteisö vailla muistia on kuin puu ilman juuria”.