Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste

Päivitetty 5.10.2021

Rekisterinpitäjä
Urban Mill / Tomi Järvelin Design Oy
Y-tunnus 0568050-0
Betonimiehenkuja 5 C
02150 ESPOO
info@urbanmill.fi
+358 50 5004 048

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tuottaja Lars Miikki, lars.miikki@urbanmill.fi, +358 40 5036 630

Rekisterin nimi
Urban Millin asiakas-, uutiskirje- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakas- ja kumppanuussuhteiden hoitaminen, julkisesti rahoitettujen ohjelmien sekä muiden yhteistyöprojektien ja asiakkaiden toimeksiantojen toteuttaminen, sähköinen asiakaspalvelu sekä sähköisten tietosisältöjen välitys niiden tilaajille ja markkinointi potentiaalisille asiakasorganisaatioille,

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Matka- ja/tai muu puhelinnumero
• Organisaatio ja tehtävä / rooli
• Organisaation yhteystiedot
• Yhteyshistoria

Säännönmukaiset tietolähteet
Koostamme rekisterin hallinnassamme olevista asiakastietojärjestelmistä ja uutiskirjepalveluista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä, sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä. Tietolähteinämme ovat myös asiakas-, tilaus- tai asiakasprospekstisuhteen aloitus henkilökohtaisessa tapaamisessa, puhelimessa, sähköpostitse tai verkkosivuillamme olevilla sähköisillä lomakkeilla. Keräämme tietoja myös yksin tai yhdessä kumppaniemme kanssa järjestämissämme ohjelmissa, työpajoissa ja muissa tapahtumissa sekä niissä käyttävien ja hallinnassamme olevien digitaalisten ryhmätyöohjelmien avulla.

 Rekisterissä oleva henkilö on joko

• jättänyt yhteystietonsa paperilomakkeella tai sähköisellä lomakkeella,
• tilannut uutiskirjeen Urban Millin WordPress tai Mailchimp -palvelusta,
• edustaa oganisaatiota, joka on Urban Millin asiakas tai yhteistyökumppani,
• muuten ilmaissut suostumuksensa rekisteriin lisäämiselle tai
• tiedot on hankittu julkisista lähteistä

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Emme luovuta rekisterissä olevien henkilöiden tietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tapahtumissa ja hankkeissa voimme jakaa osallistujatietoja osallisten kesken.

Tietojen poistaminen
Tietoja voidaan poistaa henkilön vaatimuksesta tai asiakas-/kumppanuussuhteen loppumisen vuoksi.

Henkilö voi milloin tahansa poistaa tietonsa uutiskirjepalveluista uutiskirjeessä olevan linkkien kautta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Käytämme toiminnassamme yhdysvaltalaisia MailChimp-, WordPress-, Facebook-, Google- ja Hubspot-palveluita, jolloin henkilötietoja voi siirtyä Euroopan Unionin ulkopuolelle. Nämä palveluntuottajat huolehtivat riittävästä tietoturvasta ja rekisteriensä käsittelystä EU-U.S. – Privacy Shield -järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Säilytämme henkilötiedot luottamuksellisina. Keräämme tiedot hallinnassamme oleviin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokantoihin pääseminen on rajattu vain välttämättömille henkilöille. Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä.

Uutiskirjeen tilaajien yhteystiedot säilytämme WordPress ja MailChimp -palveluissa.

Rekisteritietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja perehdytettyjä rekisterin käyttämiseksi.

Rekisteriselosteen päivittäminen
Saatamme tehdä päivityksiä rekisteriselosteeseen toimintamme tai tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Tällaiset muutokset saattavat tulla ajankohtaisiksi muun muassa lainsäädännön muuttuessa tai toimintatapojemme tarkentuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn rekisteriselosteen.